Zeiterfassung und
Personalverwaltung

Wechseln Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten nach einem festgelegten Schema, wie Früh- und Nachmittagsschicht oder werden sie häufig nach Bedarf disponiert, dann ist der Arbeitszeitplaner die ideale Unterstützung.

Mit dem Arbeitszeitplaner können Sie einfach und schnell Dienstpläne erstellen. Die grafische Kalenderdarstellung sorgt für die gewünschte Übersicht und eine intuitive Bedienung.

Eine besondere Stärke ist das Einbringen von kurzfristigen Änderungen. Mit wenigen Klicks disponieren Sie den Einsatz eines Mitarbeiters bis auf einzelne Tage. Sie bestimmen welche Sollstunden, zu welcher Tageszeit jeder einzelne Mitarbeiter hat.

Im grafischen Buchungsübersichtskalender werden die Zeitbuchungen und Abwesenheiten angezeigt. Sie können durch autorisierte Mitarbeiter überprüft, korrigiert und freigeben werden. Auf einen Blick ist zu erkennen, welche Buchungen durch wen freigegeben wurden.

Um Fehlbuchungen schnell zu erkennen, werden Buchungen, die aus dem Rahmen fallen, in einem eigenen Menü dargestellt und können somit gezielt verifiziert werden.

Das Programm prüft kontinuierlich auf Über- und Unterstunden und schlägt bei Überschreiten von vorgegebenen Schwellenwerten auf Wunsch Alarm.

CoPTime bietet eine Zeiterfassung für Lohnzeiten (​Kommen-Gehen) und / oder für auftragsbezogene Arbeitszeiten (auf Projekte, Aufträge, Kunden, Kostenstellen).

Sie ist funktionell umfassend, die keine Wünsche offenlässt und doch einfach und intuitiv zu bedienen. Zeiten können am PC, mit einem mobilen Gerät (Smartphone, …) oder an einem Erfassungsgerät mit einem Chip / Karte erfasst werden. Als Erfassungsgeräte kommen Standard-Smartphones (Android) zum Einsatz.

Die Bedienung für die Zeiterfassung geht nicht einfacher. Dadurch entstehen wenig Rückfragen und verschwindend geringe Fehleingaben. Dies führt zu einer Entlastung aller Beteiligten.

Durch intelligente Funktionen für die Arbeitszeitermittlung und durch eine moderne, browserbasierte Oberfläche reduziert sich der Bearbeitungsaufwand, besonders für die Personalverwaltung, auf ein Minimum.

Im übersichtlichen Urlaubsplaner werden die Urlaubstage der Mitarbeiter eintragen. Das Urlaubskonto führt jährlich Buch über Soll-Urlaubstage, Sonderurlaub, geplanten und genommenen Urlaub, sowie den Übertrag aus dem Vorjahr.

Eine komfortable Planung des Urlaubs und anderer Abwesenheiten (Ausbildung, Elternteilzeit, …) gibt Ihnen stets eine aktuelle Übersicht über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter.

Wollen Sie nur wenige Abwesenheitsgründe (Urlaub, Krank und sonstigen Abwesenheiten) oder eine weitere Differenzierung, – wie Elternteilzeit, regionale Feiertage, Brückentage, Sonderurlaub, Berufsschule, Home Office, … – es können genau die Gründe hinterlegt werden, die Sie benötigen. Dazu gehört auch eine smarte Berechnung der Arbeits- und Abwesenheitszeiten, um nachträgliche Bearbeitungen auf ein Minimum zu beschränken.

Es ist sogar möglich für Dienstreisen die Ermittlung von Verpflegungsmehraufwendungen und Reiseabrechnungen zu automatisieren.

Genügt ein einfaches Arbeitszeitmodell oder benötigen Sie flexible Arbeitszeitmodelle mit unterschiedlichen Sollzeiten, Pausenzeiten, Zuschlägen, uvm., wählen Sie entsprechend Ihren Anforderungen. Haben Mitarbeiter unterschiedliche Soll-Zeiten oder arbeiten einige nur an speziellen Tagen in der Woche, das passende Modell kann angelegt werden. Und natürlich können Sie auch vollständig ohne Sollstunden arbeiten und einfach nur die Arbeitszeiten erfassen.

Mitlaufende Arbeitszeitsalden zeigen Ihnen und ihren Mitarbeitern die aktuellen Über- oder Unterstunden. Funktionen, wie automatischer Brückentageausgleich oder Ansparen von Arbeitszeit auf einem Sammelkonto runden das Leistungsspektrum ab.

Bei der Kommen-Gehen-Zeiterfassung werden üblicherweise auch Pausen gebucht. Wird die Synchronisation aktiviert, werden die Pausezeiten in der Projektzeit berücksichtigt. Damit treten keine Diskrepanzen zwischen den Zeittypen auf und die  Zeiterfassung wird erheblich vereinfacht.

Ebenso können die Zeiten für Arbeitszeitbeginn und –ende synchronisiert werden.

Ersparen Sie sich das manuelle Berechnen des Verpflegungsmehraufwands. Automatisieren Sie die Ermittlung von Zuschlägen.  So ermittelt z.B. CoPTime automatisch einen Verpflegungsmehraufwand, von (derzeit) 14 €, wenn ein Mitarbeiter außer Haus und die Arbeitszeit mehr als 8 Stunden ist.

Betriebliche Regelungen können hinterlegt werden, die bei der Berechnung der Arbeitszeit durch das System berücksichtigt werden. Beispiele sind: Die Arbeitszeit beginnt nicht vor einer festgelegten Uhrzeit. Oder, die Tagesarbeitszeit ist maximal 8 h. Festlegung von Pausezeiten in Abhängigkeit der Arbeitszeitdauer.

Vereinfachung der Kommunikation durch Meldungen. Bei unterschiedlichen Anlässen müssen die Mitarbeiter dem Personalbüro entsprechende Sachverhalte melden. Sei es die Anerkennung von Überstunden, Urlaubswünsche oder Krankheiten. Aber auch, wenn vergessen wurde das Arbeitsende korrekt zu stempeln ist dem Personalbüro Bescheid zu geben.

Sehen Sie mit einem Blick, welche Mitarbeiter anwesend sind und, ob sie im Büro, im Homeoffice oder auf Reisen zu erreichen sind.

Während einer Kurzarbeit muss der Arbeitgeber die geleisteten Arbeitsstunden, wie auch die Fehlzeiten dokumentieren. Und das Unternehmen muss die Daten zur Zeiterfassung innerhalb von drei Monaten beim Arbeitsamt einreichen.

Alle geforderten Daten liefert die Zeiterfassung ohne Eingriffe automatisch, so dass für die Zeiterfassung kein zusätzlicher Aufwand entsteht.

Nach dem neuen Mindestlohngesetz müssen die Arbeitszeiten von Minijobs und kurzfristig Beschäftigten, sowie von Mitarbeitern bestimmter Branchen aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Sie können die notwendigen Arbeitszeitlisten per Knopfdruck ausdrucken oder als PDF-Dokument speichern.