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 Zeiterfassung

Die Mitarbeiter erhalten ihre freigegebenen Arbeitsaufträge in Form einer To-do-Liste angezeigt. Nach einer Ist-Zeitbuchung stehen die Daten sofort konsolidiert Projektleitern, Linienmanagern und Personalsachbearbeitern zur Verfügung.

Zusammen mit Arbeitsaufträgen können den Mitarbeitern auch Dokumente, Bilder oder sonstige Dateien zur Verfügung gestellt werden.

Der Mitarbeiter kann Tätigkeitsbeschreibungen und weitere Informationen angeben. Mobil können auch Fotos und Handskizzen erstellt werden.

Aufgeführt sind die wichtigsten Funktionen, deren Benutzung durch Rechte und Konfigurierung gesteuert werden kann.

  • Wahlweise von_bis_-Erfassung oder summarische Zeiterfassung
  • Gesamterfassung (Nacherfassung)
  • Stempeluhrfunktion
  • Gruppenbuchen
  • Als Vertreter buchen
  • Auswahl Standardtätigkeiten
  • Tätigkeitsbeschreibung, Tätigkeitskennzahl
  • Meldung: begonnen. abgeschlossen
  • am PC, mobil oder stationär mit Chip/Karte an einem Erfassungsgerät
  • Lesen und Erstellen von Dokumenten, Fotos (mobil) und beliebigen Dateien

Stempeluhrfunktion

Zu Beginn der Arbeit einer Aufgabe wird die Stempeluhr aktiviert. Bei Beendigung oder Beginn einer neuen Aufgabe wird die benötigte Arbeitszeit vom System ermittelt und gespeichert.

Gesamtzeiterfassung, Nachbuchen

Nach Beendigung einer Arbeit wird die benötigte Arbeitszeit mittels einer Zeitbuchung erfasst.

Von-bis-Erfassung, summarische Erfassung

Wahlweise kann die Erfassung der Zeiten eingestellt werden, ob Beginn-Ende der Arbeitszeit erfasst wird oder die benötigte Arbeitszeit in einer Summe.

Gruppenbuchen

Ein Gruppenleiter kann für Gruppenmitglieder Zeiten buchen- Diese stimmen mit seiner Buchung überein. Dies ist immer dann nützlich, wenn Gruppen, etwa eine Montagegruppe, gemeinsam an Aufgaben arbeiten.

Als Vertreter buchen

Die Zeitbuchung eines Mitarbeiters kann durch einen Vertreter vorgenommen werden.

Ist-Zeiterfassung auf der Basis von Leistungskatalogen / Produktkatalogen

Leistungskataloge / Produktkataloge beschreiben Leistungsbereiche und geben oft auch zu den jeweiligen Bereichen Tätigkeitsschlüssel vor. Damit ist für einen Leistungsbereich geregelt, welche Tätigkeiten ausgeführt werden dürfen. Ist-Zeiten einer Leistung sind also mit einem gültigen Tätigkeitsschlüssel zu buchen.

Besonders öffentliche Unternehmen und Behörden haben mit ihren Lieferanten entsprechende Vereinbarungen.

Hierzu bietet die webbasierte Projektmanagement Software spezielle Funktionen, die auch für umfangreiche Kataloge eine schnelle und korrekte  Zeiterfassung ermöglicht. Auch eine Abrechnung der Leistungen wird damit erheblich vereinfacht und beschleunigt.

Workflows

Verbunden mit der Zeiterfassung sind Benachrichtigungsfunktionen und Alarme, die entsprechend den bestehenden Anforderungen eingestellt werden können.

Benachrichtigungsfunktionen

Mitarbeiter, Projektleiter können bei bestimmten Ereignissen per E-Mail informiert werden. So können Mitarbeiter eine Nachricht erhalten, wenn ein neuer Arbeitsauftrag vorliegt oder ein bestehender geändert wurde. Oder Projektleiter werden bei Abschluss eines Arbeitsauftrags informiert.

Alarmsystem

Werden Termine oder Planaufwände überschritten können Eskalationen ausgelöst und entsprechende Nachrichten an definierte Personen versandt werden.

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