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Prozessautomatisierung Automatisierung der Büroarbeit

Sollen Prozesse, wie etwa die Posteingangsverarbeitung, Bestellabwicklung oder die Rechnungsbearbeitung durch ein Workflow-System unterstützt werden, sind folgende Schritte durchzuführen.

  • Erstellung eines Fachkonzepts

    - Beschreibung der bestehenden zu automatisierenden Abläufe
    - Beschreibung der zukünftigen Soll-Abläufe unter Berücksichtigung der Aspekte der zukünftigen IT-Unterstützung.

Damit sind die fachlichen Voraussetzungen für die Entwicklung des neuen Systems geschaffen, das nun realisiert werden kann. Dies geschieht üblicherweise in den Phasen

  • Spezifikation, d.h. mit einer detaillierten Beschreibung, die als Vorgabe für die Realisierung dient.
  • Realisierung und Test des neuen Workflow-Systems
  • Einführung

Für die Modellierung in der fachlichen Beschreibungsphase sind die Spezifikationsmittel der Entwickler nicht geeignet. Diese sind in ihrer Darstellung und Bedienung an den Anforderungen der Entwickler ausgerichtet, aber nicht an den Erfahrungen der Mitarbeiter der Fachabteilungen.

Dafür ist CoPFlow das ideale Werkzeug. CoPFlow ist genau dazu konzipiert, dass Mitarbeiter der Fachabteilungen ihre Prozesse dokumentieren können. Für die Überarbeitung zum Soll-Konzept sind dann Mitarbeiter mit Prozessmodellierungswissen gefragt. Diese benötigen aber auch keine Entwicklungserfahrungen, da das Soll-Konzept auch in der Sprache der Fachabteilungen beschrieben ist.

Erst in der Spezifikationsphase kommen Entwickler mit ihren Kenntnissen und Werkzeugen zum Einsatz.

Zusammenfassend, die Entwicklung von automatischen Workflows sind Projekte, die nach den Regeln des Projektmanagement durchgeführt werden.

Als Basis für eine Realisierung wird immer eine fachliche Soll-Beschreibung als Vorgabe für ein neues System benötigt. Die Hilfsmittel für die fachlichen Beschreibungen und der Realisierung unterscheiden sich, da die Benutzer verschiedene Ziele mit ihren Dokumentationen verfolgen.
 

Die SMC entwickelt Workflow-Systeme im Kundenauftrag. Für Ihre Fragen zum Vorgehen und von geeigneten Workflow-Basislösungen nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

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